Nagrywanie rozmów RODO

Dlaczego nagranie rozmowy to dane osobowe

Głos rozmówcy, jego imię, numer telefonu i treść wypowiedzi pozwalają go zidentyfikować. Z tego powodu nagranie podlega przepisom o ochronie danych osobowych tak samo jak lista klientów w arkuszu.

Oznacza to, że firma, która nagrywa, powinna wiedzieć, po co to robi, na jakiej podstawie, jak długo trzyma nagrania i kto ma do nich dostęp.

Poinformuj rozmówcę przed nagrywaniem

Podstawą jest uczciwa informacja. Rozmówca powinien usłyszeć na początku rozmowy, że jest nagrywana, w jakim celu i co zrobić, jeśli się na to nie zgadza. Prosta formułka na początku nagrania rozwiązuje większość kłopotów.

W praktyce dobrze jest powiedzieć na głos trzy rzeczy:

• że rozmowa jest nagrywana,
• w jakim celu nagranie będzie użyte,
• jak długo będzie przechowywane.

Zgoda, czyli jak ją udokumentować

W wielu sytuacjach podstawą nagrywania jest zgoda rozmówcy. Zgoda ma sens tylko wtedy, gdy da się ją później wykazać. Najprościej nagrać ją razem z rozmową, a w dokumentacji zapisać datę i uczestników.

W planie Firma w Nagrany zapisujesz zgodę przy nagraniu, więc plik i dowód zgody są razem. Plan Organizacja zbiera je w rejestrze RODO dla całego konta.

Jak długo przechowywać nagrania

Dane powinny być przechowywane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celu, dla którego je zebrano. Nagranie z rozmowy handlowej, która zakończyła się umową, ma inną wartość niż nagranie z rozmowy, po której nic się nie wydarzyło.

Dobrą praktyką jest ustalenie okresu przechowywania dla każdej kategorii nagrań i usuwanie ich po jego upływie. W planie Organizacja ustawiasz zasady retencji dla całego konta, a nagrania znikają same.

Kto powinien mieć dostęp do nagrań

Nagranie rozmowy kadrowej nie powinno być dostępne dla całego działu sprzedaży. Role w zespole pozwalają przypisać dostęp osobom, które faktycznie go potrzebują, a rejestr dostępu pokazuje, kto korzystał z pliku.

Transkrypcja jako część porządku w danych

Tekst z nagrania łatwiej przeszukać, więc łatwiej też znaleźć i usunąć wszystko, co dotyczy konkretnej osoby, gdy o to poprosi. To dodatkowy argument za tym, by nagrania trzymać w jednym archiwum, a nie na prywatnych telefonach pracowników.

Szczegóły dotyczące rozmów handlowych opisujemy na stronie transkrypcja rozmowy telefonicznej, a o przechowywaniu danych w Nagrany piszemy na stronie bezpieczeństwo nagrań i RODO.

Ten wpis ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej. O konkretnej sytuacji decyduje Twój prawnik albo osoba odpowiedzialna za ochronę danych w firmie.

Zamień swoje nagranie na tekst

Wgraj nagranie, zapisz zgodę uczestników przy pliku i trzymaj wszystko w jednym archiwum zespołu.

Załóż konto