Jak zrobić protokół ze spotkania

Co musi zawierać protokół

Dobry protokół jest krótki i konkretny. Obowiązkowe elementy to data i temat spotkania, lista uczestników, omówione punkty, podjęte decyzje oraz zadania z osobami i terminami.

Wszystko inne to dodatki. Gdy protokół ma trzy strony opowieści o przebiegu dyskusji, nikt go nie czyta.

Układ, który się sprawdza

Zacznij od nagłówka z datą, tematem i uczestnikami. Potem przejdź do punktów porządku obrad. Pod każdym punktem napisz dwa albo trzy zdania o tym, co omówiono, i jedno zdanie z decyzją.

Na końcu dodaj tabelę zadań z trzema kolumnami:

• co trzeba zrobić,
• kto za to odpowiada,
• do kiedy.

Najczęstsze błędy

Pierwszy błąd to pisanie z pamięci kilka dni po spotkaniu, gdy szczegóły się zacierają. Drugi to mieszanie dyskusji z decyzjami, przez co trudno znaleźć ustalenia. Trzeci to zadania bez osoby odpowiedzialnej, które nikomu nie przypadają.

Jak zrobić protokół szybciej

Najwięcej czasu zajmuje odsłuchanie spotkania albo przeczytanie własnych notatek. Gdy masz nagranie i jego transkrypcję, szukasz decyzji w tekście zamiast w pamięci.

W Nagrany z nagrania powstaje projekt protokołu z uczestnikami, punktami, decyzjami i zadaniami, a Ty go sprawdzasz. Opis funkcji znajdziesz na stronie protokół ze spotkania, a krótszą formę na stronie notatki ze spotkań.

Zadbaj o zgodę uczestników

Jeżeli spotkanie nagrywasz, uczestnicy powinni o tym wiedzieć. Zapisz zgodę razem z nagraniem, a w protokole odnotuj, że spotkanie było nagrywane. Więcej o tym piszemy we wpisie nagrywanie rozmów a RODO.

Wyślij protokół w ciągu doby

Protokół traci wartość z każdym dniem. Wyślij go uczestnikom następnego dnia, poproś o uwagi w ciągu dwóch dni i potem uznaj za zatwierdzony. Zadania z terminami wpisz od razu do narzędzia, którego zespół używa na co dzień.

Zamień swoje nagranie na tekst

Wgraj nagranie spotkania i sprawdź, jak wygląda protokół z decyzjami i zadaniami.

Załóż konto