Bezpieczny program do transkrypcji dla firmy i osiem pytań do dostawcy
Bezpieczny program do transkrypcji dla firmy ma serwery w Unii Europejskiej, szyfruje pliki, pozwala ustawić retencję, rozdziela dostęp rolami i nie uczy modeli na Twoich nagraniach. Jeśli dostawca nie potrafi odpowiedzieć na któreś z ośmiu pytań poniżej, zanim podpiszesz umowę, szukaj kogoś innego. Nagranie rozmowy to dane osobowe, a często także informacje handlowe, więc błąd przy wyborze wraca później jako problem z RODO.
Nagranie to więcej niż plik audio
W nagraniu spotkania zarządu, rozmowy z klientem albo rozmowy kwalifikacyjnej padają nazwiska, kwoty, adresy i decyzje. Po transkrypcji to wszystko leży jako przeszukiwalny tekst. Dla firmy oznacza to dwie rzeczy. Po pierwsze, program staje się podmiotem przetwarzającym dane i potrzebna jest umowa powierzenia. Po drugie, wyciek tekstu jest groźniejszy niż wyciek pliku, bo tekst da się szybko przeszukać.
Nie musisz być prawnikiem, żeby sprawdzić dostawcę. Wystarczy lista pytań i gotowość, żeby odrzucić odpowiedzi w stylu "dbamy o bezpieczeństwo". Szersze omówienie zasad nagrywania znajdziesz we wpisie nagrywanie rozmów a RODO.
Co zapytać dostawcę przed zakupem
- Pytanie 1: Gdzie fizycznie leżą nagrania i teksty? Odpowiedź ma wskazywać kraj lub region, najlepiej Unię Europejską. Odpowiedź "w chmurze" nic nie mówi.
- Pytanie 2: Czy pliki są szyfrowane podczas przesyłania i w spoczynku? Oczekuj odpowiedzi tak, bez dopisków.
- Pytanie 3: Czy nagrania służą do uczenia modeli? Dla firmy właściwa odpowiedź to nie, co najmniej dla Twojego konta.
- Pytanie 4: Czy ktoś po stronie dostawcy odsłuchuje nagrania? Uczciwa odpowiedź opisuje wyjątki, na przykład zgłoszenie błędu za Twoją zgodą.
- Pytanie 5: Jak ustawić retencję i usuwanie? Szukaj możliwości skasowania pojedynczego nagrania oraz całego konta, a w większej firmie automatycznych zasad.
- Pytanie 6: Kto w zespole widzi które nagrania? Rola typu "wszyscy widzą wszystko" nie nadaje się do rozmów kadrowych.
- Pytanie 7: Czy dostajesz umowę powierzenia przetwarzania danych i fakturę VAT na firmę?
- Pytanie 8: Co z logowaniem i kontami po odejściu pracownika? Przy większych firmach liczy się SSO, bo konto znika razem z kontem służbowym.
Jak wyglądają odpowiedzi w różnych typach narzędzi
| Kryterium | Darmowa aplikacja w telefonie | Narzędzie do spotkań z wbudowaną transkrypcją | Program do transkrypcji dla firm |
|---|---|---|---|
| Lokalizacja danych | Często nieznana | Zależy od planu i regionu | Wskazana w opisie usługi |
| Role i dostęp | Brak, jedno konto | Zależy od administratora narzędzia | Role przypisane do osób |
| Retencja i usuwanie | Ręczne | Zależy od ustawień spotkań | Zasady retencji, usuwanie na żądanie |
| Zgody uczestników | Brak | Komunikat o nagrywaniu | Zapis zgody przypięty do nagrania |
| Faktura i umowa | Zwykle brak | Zależy od licencji | Faktura VAT, umowa powierzenia |
Wiersze są uogólnieniem, bo konkretne produkty zmieniają warunki, więc zawsze czytaj aktualny regulamin. Narzędzia do spotkań mają jedną wadę przy pracy ciągłej: archiwum rozrzucone po kalendarzach i kontach organizatorów.
Odpowiedzi Nagrany na te pytania
Nagrania i teksty są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej, a pliki szyfrowane podczas przesyłania i w spoczynku. Twoich plików i tekstów nie używamy do trenowania modeli dla innych użytkowników i nie udostępniamy ich innym klientom. Każde nagranie możesz skasować w dowolnej chwili, a całe konto usuniesz w ustawieniach. Plan Zespół trzyma archiwum przez 12 miesięcy.
W planie Firma nadajesz role i zapisujesz przy nagraniu, kto wyraził zgodę i kiedy. Plan Organizacja dodaje rejestr RODO, własne zasady retencji, SSO i umowę o poziomie usług SLA. Każdy plan jest rozliczany fakturą VAT na dane firmy. Pełny opis jest na stronie bezpieczeństwo nagrań i RODO.
Co powinno być w umowie powierzenia
Umowa powierzenia przetwarzania danych określa cel, zakres i czas przetwarzania oraz obowiązki dostawcy. Sprawdź, czy wskazuje podwykonawców, czy opisuje zasady zgłaszania incydentów i czy mówi, co dzieje się z danymi po zakończeniu umowy. Jeśli nie masz w firmie prawnika, który to oceni, zlecenie krótkiej opinii kosztuje mniej niż jedna pomyłka. Wiele firm szuka wtedy prawnika przez serwisy takie jak dostępny prawnik do przejrzenia umowy powierzenia. Informacje w tym wpisie mają charakter ogólny i nie są poradą prawną.
Jak sprawdzić program na własnym nagraniu
Zanim wykupisz plan, wgraj nagranie, które nie zawiera wrażliwych danych, i sprawdź cztery rzeczy: jakość polskiego tekstu, rozdzielenie mówców, szybkość oraz to, jak łatwo usunąć plik. Kryteria funkcjonalne opisujemy we wpisie jak wybrać program do transkrypcji, a rachunek kosztów we wpisie ile kosztuje transkrypcja nagrań dla firmy. Dla kancelarii i działów prawnych najważniejsze są poufność i archiwum, zobacz transkrypcja nagrań dla kancelarii.
Plany z funkcjami bezpieczeństwa
Plan Zespół kosztuje 199,50 PLN netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i obejmuje 3 osoby oraz 20 godzin nagrań. Plan Firma to 599,50 PLN netto miesięcznie za 10 osób i 100 godzin, z rolami, zgodami uczestników i API. Plan Organizacja to 1 499,50 PLN netto miesięcznie za 30 osób i 400 godzin, z rejestrem RODO, retencją, SSO i SLA. Do cen doliczamy 23% VAT, a zestawienie jest na stronie cennik transkrypcji nagrań.
Sprawdź na własnym pliku
Wgraj nagranie bez danych wrażliwych i oceń tekst, zanim zdecydujesz o planie.
Czy transkrypcja AI jest zgodna z RODO?
Zależy od dostawcy i sposobu użycia. Potrzebujesz umowy powierzenia, informacji dla rozmówców o nagrywaniu, serwerów w UE i zasad retencji. Program daje narzędzia, ale podstawę prawną przetwarzania ustala firma.
Gdzie powinny być przechowywane nagrania z firmy?
Najlepiej na serwerach w Unii Europejskiej, z szyfrowaniem podczas przesyłania i w spoczynku. W Nagrany nagrania i teksty leżą na serwerach w UE.
Czy dostawca transkrypcji uczy modele na moich nagraniach?
W Nagrany nie. Twoje pliki i teksty nie są używane do trenowania modeli dla innych użytkowników. Zawsze zapytaj o to dostawcę wprost i poproś o odpowiedź w regulaminie.
Czy trzeba mieć umowę powierzenia z dostawcą programu do transkrypcji?
Zwykle tak, gdy w nagraniach są dane osobowe, a dostawca przetwarza je w imieniu firmy. Treść umowy warto skonsultować z prawnikiem. Informacje na stronie nie są poradą prawną.