Transkrypcja AI czy zlecenie człowiekowi
Jeśli nagrań jest więcej niż kilka w miesiącu i liczy się czas, wybierz transkrypcję z AI i krótką korektę. Zlecenie człowiekowi ma sens przy pojedynczych, bardzo trudnych nagraniach, na przykład z dużym szumem. Poniżej porównujemy czas, koszt, poufność i dokładność, żebyś mógł wybrać świadomie.
Czas oczekiwania na tekst
AI zwraca tekst godzinnego nagrania po kilku minutach. Zlecenie zewnętrznej osobie to zwykle kolejka mierzona w dniach, zależna od obłożenia wykonawcy i terminu. Jeśli decyzja ze spotkania musi trafić do zespołu jeszcze dziś, różnica jest rozstrzygająca. Ręczne przepisanie przez własnego pracownika zajmuje od czterech do sześciu godzin na godzinę nagrania.
Koszt przy regularnych nagraniach
Zlecenie zewnętrzne zwykle jest rozliczane za każdą godzinę lub minutę nagrania, więc koszt rośnie liniowo z liczbą nagrań. Abonament ma stałą cenę. Plan Zespół kosztuje 399 PLN netto miesięcznie lub 199,50 PLN netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i obejmuje 20 godzin dla trzech osób. Plan Firma to 1 199 PLN netto miesięcznie, albo 599,50 PLN przy rozliczeniu rocznym, i 100 godzin dla dziesięciu osób. Do cen doliczamy 23% VAT. Własny rachunek policzysz według wzoru z wpisu ile kosztuje ręczna transkrypcja, a ceny abonamentu sprawdzisz w cenniku.
Poufność nagrań
Zlecenie zewnętrzne oznacza, że plik z rozmową trafia do osoby spoza firmy. Przy nagraniach z klientami, danymi osobowymi czy sprawami spółki trzeba wtedy zadbać o umowę powierzenia i o to, kto jeszcze widzi plik. W abonamencie nagrania zostają w jednym miejscu, a dostęp ustawiasz rolami. Zasady opisujemy na stronie bezpieczeństwo nagrań i RODO. To zagadnienie ogólne, nie porada prawna.
Dokładność i kto ją sprawdza
Człowiek przy dobrym nagraniu odda tekst z mniejszą liczbą literówek, ale też popełnia błędy przy słabym dźwięku i długich sesjach. AI nie męczy się, ale może pomylić nazwisko albo termin branżowy. W obu przypadkach ktoś musi przejrzeć wynik, jeśli dokument ma wartość prawną lub finansową. Różnica jest w tym, że przy AI korekta odbywa się w edytorze, w którym słuchasz fragmentu obok tekstu, i zajmuje ułamek czasu przepisywania. Jak nagrać plik, który da czystszy tekst, opisujemy we wpisie jak przygotować nagranie do transkrypcji.
Porównanie w jednej tabeli
| Kryterium | Transkrypcja AI w abonamencie | Zlecenie człowiekowi |
|---|---|---|
| Czas do pierwszego tekstu | Kilka minut | Zwykle dni |
| Koszt przy wielu nagraniach | Stały, zależny od planu | Rośnie z każdą godziną |
| Poufność | Role, zgody i retencja w jednym miejscu | Plik wychodzi poza firmę |
| Podział na mówców | Rozdzielony automatycznie | Zależy od wykonawcy |
| Archiwum z wyszukiwaniem | Tak | Zazwyczaj brak |
| Bardzo zaszumione, wyjątkowo trudne nagranie | Wymaga więcej korekty | Czasem lepszy wybór |
Kiedy wybrać które rozwiązanie
Wybierz AI, gdy nagrania pojawiają się regularnie, gdy wynik potrzebny jest tego samego dnia i gdy chcesz mieć archiwum, w którym wyszukasz decyzje sprzed miesięcy. Wybierz zlecenie człowiekowi, gdy masz jedno nagranie w roku, bardzo złej jakości, i nie zależy Ci na czasie. Wielu klientów łączy oba podejścia: AI robi pierwszą wersję, a człowiek sprawdza tylko to, co dla firmy kluczowe.
Gotowy tekst często jest początkiem dalszej pracy. Protokół z posiedzenia trzeba jeszcze zatwierdzić i podpisać, a do tego przyda się podpis elektroniczny dokumentów ze ścieżką akceptacji, dzięki któremu członkowie organu nie muszą drukować i skanować pliku. Same protokoły opisujemy na stronie protokół ze spotkania, a firmy prowadzące wiele nagrań znajdą ofertę na stronie program do transkrypcji.
Przykładowy rachunek dla małego zespołu
Weźmy biuro, które nagrywa 8 godzin rozmów miesięcznie. Przy ręcznym przepisywaniu po 5 godzin pracy na godzinę nagrania to 40 godzin pracy, a przy kosztach godziny 60 PLN wychodzi 2 400 PLN miesięcznie. Plan Zespół w rozliczeniu rocznym kosztuje 199,50 PLN netto miesięcznie, a do tego dochodzi korekta, którą zespół robi w ułamku tego czasu. Rachunek jest prosty i warto go zrobić z własnymi liczbami: godzinami nagrań, kosztem godziny pracy i liczbą osób, które potrzebują dostępu. Liczby w przykładzie są założeniem do obliczeń, nie danymi o konkretnych klientach.
Pytania, które warto zadać przed wyborem
- Ile godzin nagrań powstaje w typowym miesiącu i czy ta liczba rośnie.
- Czy nagrania zawierają dane osobowe, tajemnicę przedsiębiorstwa lub sprawy klientów.
- Kto ma mieć dostęp do tekstu po miesiącu i po roku.
- Czy potrzebujesz samego tekstu, czy także protokołu z decyzjami i zadaniami.
- Czy tekst trafia tego samego dnia do osób, które na niego czekają.
- Jak często ktoś szuka potem fragmentów w starych nagraniach.
Jeśli odpowiedzi wskazują na regularne nagrania, dane wymagające ochrony i potrzebę archiwum, abonament będzie wygodniejszy i tańszy. Jeśli nagrań jest garstka i żadne nie jest poufne, wystarczy próba na jednym pliku. Zespoły sprzedaży porównują te rachunki przy rozmowach z klientami, więc zajrzyj też na stronę dla zespołów sprzedaży, a kancelarie na stronę dla kancelarii.
Sprawdź na własnym nagraniu
Wgraj próbkę, porównaj czas i jakość z tym, co dziś robisz, i dopiero wtedy wybierz plan.
Czy transkrypcja z AI jest tańsza niż zlecenie człowiekowi?
Przy regularnych nagraniach tak. Abonament Zespół za 199,50 PLN netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym obejmuje 20 godzin nagrań, a zlecenie zewnętrzne jest zwykle rozliczane za każdą godzinę osobno. Przy kilku nagraniach w roku różnica jest niewielka.
Czy tekst z AI wymaga poprawek?
Tak, zawsze warto go przejrzeć. Szczególnie nazwiska, nazwy firm, liczby i fragmenty z szumem. W edytorze poprawiasz je przy odtwarzanym dźwięku, co zajmuje ułamek czasu ręcznego przepisywania.