Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej z nagrania
Wgrywasz nagranie zebrania wspólnoty mieszkaniowej albo spółdzielni i dostajesz tekst po polsku z rozdzielonymi głosami oraz projekt protokołu z punktami porządku, uchwałami i zadaniami. Zarządca zamiast odsłuchiwać dwie godziny dyskusji o remoncie dachu sprawdza gotowy dokument i poprawia nazwiska, kwoty oraz numery uchwał.
Zapis zebrania, z którego łatwo zrobić protokół
- Tekst z rozdzieleniem mówców i znacznikami czasu
- Projekt protokołu z listą obecnych, punktami porządku obrad, treścią uchwał i zadaniami
- Wyszukiwanie w archiwum wszystkich zebrań budynku lub osiedla
- Eksport do formatów, które zarządca wkłada do dokumentacji
- Słownik nazw dostawców, wykonawców i terminów technicznych (plan Firma)
- Role i uprawnienia, żeby nagranie widzieli tylko wskazani członkowie zarządu i biuro
Na zebraniu wspólnoty padają liczby, nazwiska właścicieli i decyzje, do których ktoś wróci za pół roku. Nagrany zamienia nagranie w tekst, w którym każdą wypowiedź przypiszesz do osoby i do minuty nagrania, więc spór o to, co ustalono, kończy się odsłuchaniem jednego fragmentu.
Od zebrania do protokołu w jeden wieczór
Zarządcy, którzy obsługują kilkanaście wspólnot, najbardziej cenią to, że kolejne zebrania nie wymagają całego wieczoru przy klawiaturze. Ogólny układ dokumentu opisujemy na stronie protokół ze spotkania, a wskazówki, jak go zbudować, we wpisie jak zrobić protokół ze spotkania. Nagrania z posiedzeń zarządu spółek mają osobną stronę, transkrypcja posiedzeń zarządu.
Sposoby prowadzenia protokołu z zebrania
| Sposób | Praca po zebraniu | Pewność co do wypowiedzi | Archiwum |
|---|---|---|---|
| Notatki pisane na żywo | Uzupełnianie z pamięci | Zależy od tempa notowania | Papier i pliki na różnych dyskach |
| Odsłuch i przepisanie nagrania | Kilka godzin na godzinę zebrania | Wysoka, kosztem czasu | Zależy od porządku w plikach |
| Nagrany | Korekta gotowego tekstu | Wypowiedzi przypisane do głosów i minut | Jedno archiwum z wyszukiwaniem |
Tekst z AI nie zastępuje decyzji osoby prowadzącej protokół ani wymogów z ustawy, uchwał i regulaminu wspólnoty. Przyspiesza przygotowanie dokumentu i daje źródło, do którego wracasz przy sporze.
Miejsca, w których człowiek nadal musi spojrzeć
AI dobrze radzi sobie z rozmową, ale zebranie wspólnoty ma kilka pułapek. Warto przejrzeć je w pierwszej kolejności, zanim protokół trafi do podpisu.
- Nazwiska właścicieli i numery lokali, bo brzmią podobnie i bywają wymawiane skrótem
- Kwoty, stawki za metr kwadratowy i terminy płatności
- Wyniki głosowań, czyli liczbę głosów za, przeciw i wstrzymujących się oraz udziały
- Treść uchwały dokładnie w brzmieniu, które przyjęto na sali
- Fragmenty, w których kilka osób mówi naraz
W edytorze każdy z tych punktów sprawdzasz przy odtwarzanym fragmencie, bez przewijania całego nagrania. Jeśli nagranie jest słabe, wskazówki dla uczestników i prowadzącego opisujemy we wpisie jak przygotować nagranie do transkrypcji.
Ile pracy zostaje po stronie zarządcy
Weźmy zarządcę, który prowadzi osiem wspólnot i organizuje jedno zebranie roczne w każdej, plus dodatkowe zebrania w dwóch z nich. To około dziesięciu zebrań po dwie godziny, czyli dwadzieścia godzin nagrań w roku. Ręczne przepisanie takiego materiału zajmuje setki godzin pracy, a korekta gotowego tekstu to ułamek tego czasu. Liczby są założeniem do obliczeń, nie danymi o konkretnych klientach, więc podstaw własne godziny i własną stawkę. Metodę rachunku opisujemy we wpisie ile kosztuje ręczna transkrypcja.
Dane właścicieli i informacje o zadłużeniu
Na zebraniach pojawiają się imiona i nazwiska, numery lokali, informacje o zaległościach w opłatach. Dlatego dostęp ustawiasz rolami, a plan Organizacja dodaje rejestr RODO i retencję, czyli czas, po którym nagranie jest usuwane. Opis zabezpieczeń jest na stronie bezpieczeństwo nagrań i RODO, a zasady informowania uczestników o nagrywaniu opisujemy we wpisie nagrywanie rozmów a RODO. Informacje mają charakter ogólny i nie są poradą prawną.
Kto najczęściej korzysta
- Zarządcy nieruchomości prowadzący wiele wspólnot
- Zarządy wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni, które protokołują sami
- Administratorzy osiedli i biura obsługujące mieszkańców
- Kancelarie obsługujące wspólnoty, zobacz dla kancelarii
Plan Zespół dla pojedynczego biura, Firma dla większej obsługi
Plan Zespół kosztuje 199,50 PLN netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i obejmuje 3 osoby oraz 20 godzin nagrań, czyli kilka zebrań w miesiącu. Plan Firma to 599,50 PLN netto miesięcznie, 10 osób, 100 godzin, role, rozpoznawanie mówców i słownik terminów. Do cen doliczamy 23% VAT. Pełne zestawienie jest na stronie cennik transkrypcji nagrań.
Wgraj nagranie zebrania
Sprawdź na własnym pliku, ile wieczorów przy protokołach odzyskasz w miesiącu.
Pytania i odpowiedzi
Czy da się zrobić protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej z nagrania?
Tak. Wgrywasz nagranie jako plik MP3, WAV, M4A lub MP4 i dostajesz tekst z rozdzielonymi mówcami oraz projekt protokołu z punktami porządku, uchwałami i zadaniami. Osoba prowadząca protokół sprawdza projekt i dostosowuje go do ustawy i regulaminu wspólnoty.
Czy wolno nagrywać zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
Zasady ustalają przepisy, uchwały wspólnoty i zgoda uczestników, a uczestników warto poinformować o nagrywaniu na początku zebrania. W Nagrany możesz przypiąć zgody do nagrania. Informacje na stronie mają charakter ogólny i nie są poradą prawną.
Czy tekst z AI zastępuje protokół podpisany przez prowadzącego?
Nie. Tekst i szkic protokołu przyspieszają pracę, ale dokument zatwierdza i podpisuje osoba do tego uprawniona. Wypowiedzi możesz zawsze sprawdzić przy odtwarzanym nagraniu.
Ile kosztuje transkrypcja zebrań wspólnoty?
Plan Zespół kosztuje 199,50 PLN netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i obejmuje 20 godzin nagrań dla trzech osób. Plan Firma to 599,50 PLN netto miesięcznie i 100 godzin. Do cen doliczamy 23% VAT.